27.
Понятие планирования
Планирование является начальным этапом процесса управления. Если менеджер не понимает целей деятельности организации или не знает, какие ресурсы и методы необходимы для их достижения, то он не может приступать к реализации других функций управления.Чтобы лучше понять сущность и содержание планирования, сначала определимся, что в менеджменте понимается под термином «цель»?Цель (objective, goal, aim) — это желаемое состояние, которого стремиться достичь организация.Цели, которые ставит перед собой организация, должны удовлетворять определенным требованиям:
  1. Достижимость. Нет смысла ставить цели, если заведомо известно, что достичь их организации не удастся (например, из-за недостатка средств, опыта, особенностей внешнего окружения и т.п.). Объявление в компании о намерении реализовать такие цели только вызовет непонимание, нервозность в коллективе и убежденность сотрудников в том, что не все цели, о которых заявляет руководство, следует пытаться воплощать в жизнь. Разумеется, все это негативно скажется на будущем компании.
  2. Конкретность и количественная измеримость. Представьте себе, что генеральный директор компании заявил на совещании: «Мы в самом ближайшем будущем должны значительно повысить производительность труда и существенно увеличить объемы продаж нашей продукции». Что это? Цель? Нет, это больше похоже на мечту — «в самом ближайшем будущем... значительно повысить... существенно увеличить». Такие формулировки не имеют количественных измерений, а значит, они не конкретны. Достижима ли такая цель? Трудно сказать. Ведь под «самым ближайшим будущим» сотрудники компании могут понять, например, пять-шесть лет, а под «существенным увеличением объемов продаж» — всего один процент. Для того чтобы цель могла стать основой плана организации, она должна звучать примерно так: «В течение одного года мы должны вдвое увеличить производительность труда и на пятьдесят процентов — объем продаж нашей продукции».
  3. Ориентированность во времени. Собственно говоря, в предыдущем примере мы уже показали, что такое ориентированность целей во времени, когда сформулировали цель, начинающуюся со слов «в течение одного года...». Однако ориентация во времени — более сложное понятие, предполагающее, что все цели организации, должны быть связаны друг с другом так, чтобы было возможным их последовательное достижение. Это требование напрямую связано со следующим.
  4. Взаимоподдерживаемость. Другим словами, цели должны быть согласованными между собой. Достижение ближайших целей должно гарантировать возможность достижения последующих, более отдаленных целей. Кроме того, при формировании системы целей компании надо понимать, что зачастую для выполнения целей одного подразделения необходимо, чтобы свои цели реализовали другие, смежные подразделения. В противном случае может разрушиться вся система целей компании. Правильно построенная система взаимосвязанных, согласованных, ориентированных во времени целей называется «деревом целей» организации (рис. 27.1).
Таким образом, процесс планирования деятельности организации можно определить следующим образом:Планирование (planning, programming) — это процесс определения целей организации и поиск наиболее эффективных методов и средств их достижения в условиях действия ограничений по ресурсам и времени.Другими словами, планирование — это процесс составления планов организации. Что же такое план?План(plan) — это официальный документ, в котором отражаются промежуточные и конечные цели, задачи, механизмы координации и распределения ресурсов, а также варианты действий в нештатных ситуациях.В процессе планирования деятельности организации и ее подразделений менеджерам приходится составлять различные планы, однако, при всем их разнообразии планы имеют общую структуру. Рассмотрим структуру типового плана (табл. 27.1). В некоторых планах могут присутствовать и другие элементы.

Таблица 27.1

Структура типового плана

п/п

Этап работы (цель, задача, мероприятие и т.п.)

Период времени (дата или время) к которому должен быть выполнен данный пункт плана

Исполнители и ответственные за исполнение данного пункта плана

Необходимые материальные, финансовые и другие ресурсы

Примечания: рекомендации по выполнению данного пункта плана; разъяснения; варианты действий при изменении условий; способы координации действий с другими исполнителями и т.п.

 

 

 

 

 

 

Рассмотрим учебный пример плана работ (табл. 27.2).

Таблица 27.2

План закупки товара торговой фирмой (учебный пример)

№ п/п

Наименование этапа

Дата (время)

Ответственные

Ресурсы и исполнители

Примечания

1

Анализ заявок дилеров

10.03.2012
(9.00)

Менеджер отдела закупок
Никифорова А.В.

2

Анализ складских запасов

10.03.2012
(9.00)

Начальник склада
Сидоренко Е.В.

При наличии складских запасов, превышающих заявку дилеров на 50%, товар отгружается со склада фирмы. Выполняется только п. 9 по фактическому времени

3

Согласование закупочных цен

10.03.2012
(12.00)

Директор.

4

Получение и оплата счета

11.03.2012

Бухгалтер
Чугуева Е.П.

5

Заказ транспорта

12.03.2012
(8.00)

Менеджер отдела закупок
Никифорова А.В.

6

Рейс за товаром

12.03.2012
(8.30)

Начальник автослужбы
Симкин А.К.

Автомобиль Камаз м057ка 99
Водитель Корнилов С.С.

При неблагоприятных погодных условиях (снег, гололед) допускается увеличение времени + 1 час (пп. 6—8)

7

Разгрузка.

12.03.2012
(12.30)

Бригадир грузчиков
Тимченко А.Г.

Бригада грузчиков
(4 чел.)

8

Оформление и сортировка товаров.

12.03.2012
(16.30)

Начальник склада
Сидоренко Е.В.

Товаровед, грузчики
(3 чел.).

9

Отгрузка товаров дилерам.

13.03.2012
(8.00)

Начальник склада
Сидоренко Е.В.

Товаровед, грузчики
(3 чел.)

Часто для повышения удобства составления плана и контроля его исполнения, менеджеры пользуются специальными инструментами, например, составляют так называемую диаграмму Гантта (рис. 27.2). Каждый заштрихованный прямоугольник диаграммы показывает, в течение какого периода времени должен выполняться данный пункт плана (этап работы), как этапы связаны между собой, какие из них должны выполняться параллельно и т.п. Видеолекция «Понятие планирования»: