30.
Построение системы эффективной коммуникации в организации
Прежде чем приступать к совершенствованию внутриорганизационных коммуникаций, руководителям следует выяснить проблемную зону и причины возникновения «плохих» коммуникаций.Следует прояснить:Успешные коммуникации являются залогом успешной деятельности организации.Исследования проводятся чаще всего в следующих формах:Барьеры в коммуникацииМожно выделить следующие барьеры в коммуникациях.

Личностные

Проблемы, возникающие из-за личностных характеристик коммуницирующих людей (психологические комплексы, патологии, опасения, интересы и т.п.)

Физические

Проблемы, связанные с материальной средой коммуникации (шумное помещение)

Семантические

Проблемы, возникающие по причине неправильного придания или восприятия значения и смысла передаваемых сообщений

Организационные

Проблемы, связанные с каналами коммуникации между подразделениями организации, бюрократическими процедурами, бизнес-процессами и т.п.

Различия в статусе

Проблемы, возникающие по причине принадлежности участников коммуникации к разным уровням социальной иерархии

Культурные

Проблемы, вызванные принадлежностью участников коммуникации к разным культурам, вызывающие взаимное непонимание и напряжение

Временные

Проблемы, возникающие из-за нехватки времени на коммуникацию

Коммуникативные перегрузки

Проблемы, возникающие по причине невозможности переработать избыточно поступающую информацию

Нежелание делиться информацией

Проблемы, возникающие по причине нежелания одной из сторон коммуникации делиться информацией из-за возможной потери власти или других ресурсов

Методы повышения эффективности внутриорганизационных коммуникацийДля повышения эффективности внутриорганизационных коммуникаций можно обратиться к следующим методам.
  1. Для нисходящих коммуникаций

    Рабочий инструктаж

    Информирование работника о целях, порядке выполнения работ, использовании средств и т.п.

    Обратная связь по результатам деятельности

    Ответная реакция руководителя на качество выполненного задания, позволяющая подчиненному откорректировать свои действия в дальнейшем

    Информирование и новости

    Сообщения о происходящих в компании изменениях. Эти сообщения должны упреждать событие, а не следовать за ним. Существует множество инструментов сообщения новостей подчиненным:

    •  листок новостей — рассылка новостей по электронной почте, размещение на корпоративном портале, сообщения в блогах руководителей и т.п.;

    •  бюллетени для менеджеров;

    •  ежегодные отчеты сотрудников;

    •  доски объявлений;

    •  страница компании в Интернете;

    •  общие собрания работников, корпоративные конференции и т.п.

    Социальная поддержка

    Забота, внимание, выражение уважения руководителя по отношению к подчиненному

  2. Для восходящих коммуникаций

    Вопросы к сотрудникам

    Заинтересованные вопросы, которые задает руководитель подчиненным с целью получить от них доверительную информацию о волнующих сотрудника вопросах

    Собрания сотрудников

    Встречи руководителей с подчиненными, в ходе которых сотрудники могут высказаться о волнующих их вопросах

    Политика открытых дверей

    Организация возможности обращения рядовых сотрудников к вышестоящему начальству. Может быть осуществлена в разных формах: от специально отведенного времени приемов до создания специального адреса электронной почты для приема писем подчиненных

    Умение активно слышать

    Умение слышать не только непосредственно сообщаемую информацию, но и информацию, содержащуюся в невербальной коммуникации

    Участие в социальных группах

    Участие руководителей в неформальных мероприятиях наравне с подчиненными — на корпоративных вечеринках, спортивных соревнованиях и т.п.

    Ответственный за разрешение трудовых споров

    Введение должности сотрудника, который отвечает за работу с жалобами, запросами, требованиями сотрудников

  3. Для горизонтальных коммуникаций существуют следующие формы развития коммуникаций.

    Временные и целевые команды

    Временное объединение сотрудников различных подразделений для решения конкретных организационных (целевых) задач

    Междисциплинарные группы

    Регулярное создание команд специалистов различного профессионального профиля для решения инновационных и творческих задач

    Профессиональные сообщества

    Объединение специалистов одного профессионального профиля, но принадлежащих разным подразделениям, для решения задач по повышению эффективности производственных процессов

    Социальные сети, блоги, желтые страницы и справочники служащих

    Создание в организации различных средств электронной коммуникации, способствующих общению всех со всеми на различные темы

    Организационные мероприятия

    Мероприятия развлекательного или мотивирующего характера, в которых могут участвовать все члены организации вне зависимости от принадлежности к подразделениям или к уровню иерархии

    Совещания

    Регулярные совещания руководителей всех подразделений, где будут проясняться причины возникновения проблем в коммуникациях подразделений

    «Открытый офис»

    Общее офисное пространство, где не будет существовать физических барьеров при общении сотрудников различных подразделений

Успешные коммуникации являются залогом успешной деятельности организации. Видеолекция «Построение системы эффективной коммуникации в организации»:
Видео YOUTUBE недоступно!