47.
Оптимизация оргструктуры
При распределении персонала по организации, анализе и оценке должностей специалисты по персоналу часто сталкиваются с несовершенством оргструктуры. Одной из ключевых задач стратегического УЧР оказывается совершенствование оргструктуры.Специфика функционирования оргструктрыКлючевыми понятиями структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами организационной структуры управления могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности.Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные.

Вертикальные связи

Связи между элементами организации разного уровня. Носят характер подчинения

Горизонтальные связи

Связи между элементами организации одного уровня. Носят характер согласования

В структуре управления организацией различаются линейные и функциональные связи.

Линейные связи

Отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений и движения информации между линейными руководителями, то есть лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений

Функциональные связи

Функциональные связи сопрягаются с теми или иными функциями менеджмента. При осуществлении функциональных связей ключевую роль играют полномочия

Между всеми названными выше составляющими организационной структуры управления существуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в каждой из них (например, числа элементов и уровней, количества и характера связей и полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных.Увеличение количества элементов и уровней в организационной структуре управления неизбежно приводит к многократному росту числа и сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих решений. Следствием этого нередко является ухудшения процесса управления, что в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования менеджмента организации.Требования, предъявляемые к оргструктуреК оргструктуре обычно предъявляются следующие требования.
  1. Организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации.
  2. Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.
  3. Формирование структуры управления следует связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.
  4. Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью — с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.
  5. Организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров.
Кроме этого, оргструктура предприятия должна соответствовать следующим характеристикам.

Ясность

Каждое подразделение предприятия, каждый ее сотрудник (в особенности каждый руководитель) должен четко знать, где он находится и куда ему обращаться за информацией, помощью или решением. Структура, не обладающая ясностью, создает конфликты, впустую расходует время, раздражает работников и задерживает решения

Рентабельность

Контроль, надзор и стимулирование должны требовать минимума усилий. Организационная структура управления должна способствовать самоконтролю и мотивации. Затраты на поддержание структуры должны находиться в известном соотношении с финансовыми результатами хозяйственной деятельности компании

Гибкость

Компания при необходимости должна достаточно быстро реагировать на изменения во внешней и внутренней среде и перестраиваться

Ориентация на результаты

Организационная структура должна направлять внимание всех сотрудников не на усилия, а на результаты работы предприятия в целом.

Работу руководителей нужно оценивать по экономическим результатам, а не по стандартам узкопрофессиональной компетентности или административного мастерства

Ориентация на облегчение процесса принятия решения

Структура должна способствовать принятию решения на максимально низком уровне вместо проталкивания ответственности за решения на верхние уровни управления

Ориентация на порождение лидеров завтрашнего дня

Обязательное условие для этого — минимум уровней управления. Иначе, когда способный человек, проходя длинный карьерный путь, окажется на верху лестницы, у него уже не останется сил. Структура должна помогать каждому сотруднику учиться и развиваться на любом занимаемом посту, она должна предусматривать непрерывное обучение

Управляемость

Структура организации должна быть такой, чтобы все управляющие воздействия точно и своевременно формировались, выполнялись и анализировались

Оргструктура и жизненный цикл организацииПри определении оптимальной оргструктуры предприятия следует учитывать стадию жизненного цикла предприятия. Для каждой стадии жизненного цикла характерны следующие виды оргструктуры.

На стадии зарождения организации

Управление осуществляется самим предпринимателем, он фактически выполняет все функции

На стадии роста

Происходит функциональное разделение труда менеджеров, появляются структурные подразделения, выполняющие конкретные функции

На стадии зрелости

Чаще всего происходит децентрализация управления

На стадии спада

Обычно разрабатываются меры по совершенствованию управленческой структуры в соответствии с потребностями и тенденциями в изменении производства

На стадии прекращения существования

Структура управления или полностью разрушается (если предприятие ликвидируется), или происходит ее реорганизация (в случае объединения или поглощения другой организацией)

Причины обращения к оптимизации оргструткурыСовершенствование оргструктуры — естественный, необходимый и постоянный процесс для всех предприятий. Необходимость совершенствования организационных структур возникает в связи с появлением ряда проблем в функционировании предприятия. К таким проблемам можно отнести следующие.

Неудовлетворительное функционирование предприятия

Неудачи в попытке снижения роста издержек, повышения производительности, расширения сужающихся внутренних и внешних рынков или в привлечении новых финансовых ресурсов.

В этом случае, как правило, предпринимаются изменения в составе и уровне квалификации работающих, разрабатываются специальные программы, в то время как причина неудовлетворительной деятельности предприятия заключается в определенных недостатках организационной структуры управления

Перегрузка высшего руководства

Повышенная нагрузка высшего руководства является признаком того, что необходимо перераспределение прав и функций, корректировки и уточнения в формах организации

Отсутствие ориентации на перспективу

Если организация начинает ориентироваться на решение стратегических задач, то она вынуждена решать вопрос несоответствия существующей оргструктуры требованиям будущего

Разногласия по организационным вопросам

Когда возникают глубокие и устойчивые разногласия по поводу организационной структуры, единственным выходом является тщательное изучение структуры. Смена руководства часто вызывает решение о реорганизации

Рост масштаба деятельности

В условиях стабильных производственных процессов и сбыта при продолжительном увеличении размера предприятия появляется необходимость роста масштаба деятельности. И можно приспособиться к небольшим изменениям в структуре, но если основная структура остается без изменений, то от этого ухудшается функционирование предприятия

Увеличение разнообразия

Расширение номенклатуры выпускаемой продукции или услуг, выход на новые рынки, дополнительное освоение новых производственных процессов вносят совершенно новые моменты в организацию, вплоть до структурных изменений предприятия

Изменение технологии управления

Научные достижения в области управления начинают оказывать все большее влияние на организационные структуры и процессы (прогрессивные методы обработки информации). Появляются новые должности, изменяются процессы принятия решений. Организации вынуждены ориентироваться на освоение новых технологий, которые влекут за собой изменение структуры предприятий

Внешняя экономическая обстановка

Большинство промышленных предприятий находится в постоянно изменяющемся экономическом окружении. Некоторые изменения совершаются резко, из-за чего нормальное функционирование предприятия внезапно становится неудовлетворительным. Другие изменения, которые происходят медленнее и имеют более фундаментальный характер, вынуждают предприятия переключаться на другие сферы деятельности, а значит, появляется новая организационная структура

Современная тенденция в формировании структуры заключается в том, чтобы сделать организации по возможности простыми, плоскими и прозрачными.Увеличение количества элементов и уровней в организационной структуре управления неизбежно приводит к многократному росту числа и сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих решений. Следствием этого нередко является ухудшения процесса управления, что в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования менеджмента организации.Технология совершенствования оргструктрыМожно выделить следующие этапы совершенствования оргструктуры.

1. Организационная диагностика

Цели проведения организационной диагностики — это выявление и формализация существующих проблем в организационной структуре компании, а также первичный анализ причин возникновения таких проблем и путей их устранения.

Чтобы выявить причины возникновения проблем, используют следующие инструменты:

•  анализ организационной структуры и штатного расписания, в ходе которого исследуется рациональность существующей структуры управления организацией и ее количественный состав;

•  анализ организационно-функциональной модели, в ходе которого делаются выводы о рациональности распределения сфер ответственности функций по подразделениям и сотрудникам. При этом, как правило, изучаются положения о подразделениях, должностные инструкции и другая регламентирующая документация;

•  оценка персонала, в ходе которой изучаются ключевые компетенции сотрудников и их соответствие предъявляемым организацией требованиям

2. Разработка новой организационной структуры

Целью данного этапа является разработка модели целевого состояния организации, которая была бы наиболее рациональна в новых условиях функционирования. Целевое состояние структуры организации находит свое отражение в следующих документах.

  1. Проект организационной структуры.
  2. Проект штатного расписания.
  3. Проект организационно-функциональной модели.
  4. Перечень регламентирующих документов, которые необходимо разработать либо изменить с учетом внедрения новой организационной структуры.
  5. Проект плана проведения организационных изменений.

Проект новой организационной структуры должен пройти стадию утверждения, в ходе которой всесторонне изучаются все достоинства и недостатки разработанного проекта. И при необходимости проект дорабатывается

3. Осуществление организационных преобразований

Осуществление организационных преобразований — это наиболее критичная стадия процесса совершенствования оргструктуры, потому что именно в грамотном внедрении новой организационной структуры заключается успех всего мероприятия.

Принципы успешности организационных преобразований.

•  Воля руководства к проведению изменений. Для успешной реализации организационных изменений в компании необходимо деятельное участие высших должностных лиц.

•  Внешняя и внутренняя PR-кампания. Необходимо провести большую разъяснительную работу среди персонала, чтобы показать им положительные моменты организационных изменений, а также пресечь в корне зарождающиеся слухи. Кроме того, если организационные изменения касаются подразделений, которые имеют контакты с контрагентами компании, необходимо оповестить о соответствующих изменениях и их.

•  Обучение персонала. Если организационные изменения связаны с изменением функций или порядка взаимодействия сотрудников (как правило, так и происходит), необходимо заранее провести обучение персонала работе в новых условиях. Необходимо обновить или создать заново соответствующие должностные инструкции и регламенты работы, провести тренинги по работе в новых условиях, при необходимости — провести профессиональную подготовку.

•  Последовательность в реализации изменений. Бывает, что проекты совершенствования организационной структуры организации не доводятся до конца по каким-либо причинам: нехватка ресурсов, недовольство персонала, принятие «половинчатых» решений и т.п. Однако по сути такая ситуация означает провал проекта, поскольку результат так и не будет достигнут

 

 Видеолекция «Оптимизация оргструктуры»: