52.
Описание функциональных обязанностей
Что такое функция?Функция — это общефирменная цель, переведенная на уровень подразделения или сотрудника. Функция указывает на вклад подразделения и сотрудника в достижение целей фирмы.А.И. Пригожин — один из авторов самого эффективного подхода к определению служебных функций, предложил следующую формулу служебной функции:Ф = Цф : Сп × Уи × Ли, где:Ф — функции подразделений;Цф — цели фирмы;Уи — условия исполнения;Сп — специфика подразделения;Ли — личностный потенциал.Для определения функциональных обязанностей используются следующие термины.

Цели

Планируемый результат

Полномочия

Права и ресурсы, которые даются руководителю подразделения или иному сотруднику для исполнения их функций

Обязанности

Набор задач, подлежащих исполнению

Задачи

Частные подцели, задания, которые входят в обязанности работника

Ответственность

Санкции, которые возникают в случае неисполнения задач, обязанностей, функций

Подходы к описанию функциональных обязанностей

Подход

Описание

Пример

Описательный подход

Подход, который ориентирован на процессы, выступающие составляющими деятельности. Ключевые слова и обороты, которые используются в описании — «контролирует», «координирует», «информирует», «поддерживает» и т.п., отражают эти процессы.

В определении служебных функций этот подход дает перечень действий, а не результат, к которому эти действия должны привести.

За счет обобщенного описания должностных обязанностей определяется круг задач, уточнение которых может происходить со временем путем издания дополнительных указаний и инструкций.

Для того чтобы функциональные обязанности были описаны достаточно полно, описание предполагает точное планирование. Вместе с тем работнику может предоставляться право самостоятельно конкретизировать стоящие перед ним задачи.

Недостатки:

•  описание перечня действий почти всегда не может быть полным, поэтому дает возможность работнику отказываться от важных для организации функций на основании того, что это не входит в его обязанности;

•  выполнение предписанных действий не означает получение определенной результативности, т.е. такой подход принципиально допускает ситуацию, когда есть процесс, но нет результата

Функции специалиста по сбыту.

•  Заключать договоры на поставку продукции.

•  Управлять запасами готовой продукции.

•  Организовывать хранение, сбыт и транспортировку готовой продукции.

•  Контролировать поступление средств за реализованную продукцию.

•  Оперативно учитывать отгрузку продукции по договору

Продуктный подход

Этот подход предполагает, что функции отдельного работника или целого подразделения определяются через требуемый продукт деятельности или конкретный вклад работника в решение задач организации. Продуктный подход предполагает ориентацию на «внутреннего клиента», которому каждое подразделение и его сотрудники должны предоставить некоторую услугу или условный товар. В качестве «внутреннего клиента» может выступать вышестоящий руководитель или подразделение организации. При этом внутренний клиент может принять предлагаемый «товар» или потребовать его модификации. Но может и отказаться от него. Те подразделения и работники, чьи продукты деятельности не находят своего «внутреннего клиента», являются ненужными для данной организации.

Процесс определения служебных функций проще осуществлять сверху вниз. Первый руководитель и стратегическая вершина (управленческая команда) конкретизируют цель организации и в продуктном виде формулируют функции основных подразделений организации. Руководители этих подразделений в свою очередь определяют функции своих подчиненных и т.д. Возможно определение функций и в обратном направлении, когда работники сами формулируют функции в продуктном выражении, а затем предлагают и согласовывают их с внутренним клиентом.

В рамках продуктного подхода возможно такое выражение функций, которое указывает на конкретные параметры требуемого результата. Например: «Сокращение времени простоев оборудования», «Увеличение межремонтных сроков эксплуатации техники». Таким образом обеспечивается конкретность и измеряемость результатов действий по выполнению функции

Функции специалиста по сбыту:

•  Увеличить сумму договоров на 10%

•  Снизить запасы до 1/3 дневного поступления

•  Автоматизировать 70% операций

•  Довести предоплату до 30% от суммы договоров

•  Иметь ежедневные данные по отгрузке продукции

Процедура определения функциональных обязанностейА.И. Пригожин предлагает следующую процедуру определения функциональных обязанностей.
  1. Объяснить руководителям, управленческой команде — в присутствии главы компании — разницу между двумя подходами определения служебных функций: описательным (через перечень действий) и продуктным.
  2. Ознакомить с таким видом организационной патологии, как рассеивание целей (когда разногласия в целях подразделений приводят к хаотической работе организации) в организации, которая приводит к хаосу в компании. Представить продуктовый подход как мощный управленческий ресурс по согласованию целей подразделений и сотрудников с общефирменными целями.
  3. Начинать практическую работу с какого-то подразделения, которое руководство считает наиболее проблемным. Предложить главе компании, руководителю этого подразделения, еще кому-нибудь из руководителей заполнить вопросник, приведенный ниже.За счет обобщенного описания должностных обязанностей определяется круг задач, уточнение которых может происходить со временем путем издания дополнительных указаний и инструкций. Для того чтобы функциональные обязанности были описаны достаточно полно, описание предполагает точное планирование. Вместе с тем работнику может предоставляться право самостоятельно конкретизировать стоящие перед ним задачи.Вопросник для определения служебных функций.

    Вопросы

    Ответы

    1

    Как Вы определите основной вклад данного подразделения в успех организации в целом?

     

    2

    Что данное подразделение делает в организации такое, чего не делает здесь никто? В чем это выражается?

     

    3

    Каков главный результат работы руководителя данного подразделения?

     

    4

    Когда выполнение его функций будет считаться самым эффективным?

     

    5

    Какой продукт работы данного подразделения руководство вашей организации согласно «купить»? (Краткое название, в каком виде он должен быть представлен)

     

    6

    Кто персонально должен быть основным «покупателем» такого продукта, производимого данным подразделением?

     

    7

    Что потеряла бы ваша организация, если бы данного подразделения у нее не было?

     

    8

    По каким параметрам руководство фирмы оценивает главные результаты работы данного подразделения? — Пожалуйста, перечислите эти параметры. — Пронумеруйте их по приоритетности

     

  4. Обработать ответы на эти вопросы, выбрав из них лучшие варианты.
  5. Провести групповую работу по определению функциональных обязанностей сотрудников подразделения с главой компании, руководителем. Распространить среди участников работы листки с лучшими формулировками функций.
  6. Разложить эти функцию по внутренним клиентам: что именно данное подразделение должно выполнять для других служб.
  7. Предложить руководителю подразделения, функции которого сейчас определяются, сформулировать свои требования к другим подразделениям и руководителям, начиная с генерального директора.
  8. Отредактировать полученные варианты.
 Видеолекция «Описание функциональных обязанностей»: