9.
Структура PR-подразделения в организации
На современном этапе развитие бизнеса невозможно без использования системы связей с общественностью. Данная форма управления ориентируется на конкретные целевые аудитории, от мнения и поведения которых зависит судьба компании. В качестве целевых аудиторий могут выступать не только потребители, но и поставщики, инвесторы, персонал и другие общественные группы.Эффективное управление связями с общественностью предполагает его определенную структурированность. Ввиду этого крупные предприятия зачастую создают самостоятельные подразделения. Существует и другой подход к организации паблик рилейшнз. Формально в компании не существует PR-служб, а обязанности специалистов по связям с общественностью вменяются другим сотрудникам.Для понимания особенностей построения PR-подразделения следует рассмотреть его организационную структуру. Классическая форма PR-службы представлена на рис. 9.1.Как видно из рис. 9.1, система связей с общественностью оформляется в виде самостоятельного подразделения, имеющего непосредственного руководителя. В свою очередь, PR-служба подчиняется генеральному директору предприятия.Перед PR-подразделением могут стоять различные задачи, которые зависят от специфики деятельности компании. Для выполнения всех необходимых функций PR-служба разбивается на несколько отделов.Можно выделить следующие направления работы PR-отделов.
  1. Создание информационной базы.
  2. Подготовка и распространение коммуникационных обращений.
  3. Организация и проведение PR-мероприятий.
  4. Организация и проведение рекламных кампаний.
  5. Взаимодействие со средствами массовой информации.
  6. Делопроизводство.
  7. Создание фоторепортажей.
  8. Техническая поддержка PR-служб.
Спектр задач, стоящих перед PR-менеджерами, отличается индивидуальностью для каждой компании. Но существует стандартный набор функциональных обязанностей, свойственных каждой PR-службе.Можно выделить следующие функции, выполняемые специалистами по связям с общественностью.
  1. Разработка общей PR-политики. В рамках данной функции сотрудники PR-отдела определяют ключевую концепцию системы связей с общественностью.
  2. Подготовка коммуникационных обращений. Спецификой данной обязанности выступает написание текстов и речей, призванных формировать общественное мнение.
  3. Разработка паблисити. Специалисты по связям с общественностью должны активно сотрудничать с прессой, размещая в средствах массовой информации сведения о деятельности компании. Такая работа проводится для формирования благожелательного отношения со стороны целевых аудиторий.
  4. Связи с органами государственного управления. PR-отделы не только следят за изменением политической ситуации в стране, но и разрабатывают программы ответной реакции компании.
  5. Связи с общественными институтами. PR-менеджеры выделяют целевые группы, мнение которых обеспечивает коммерческий успех предприятия, и прилагают максимум усилий для достижения доверительных отношений с ними.
  6. Организация рекламных кампаний. В обязанности PR-подразделений вменяется позиционирование фирмы как социального института, что реализуется проведением специальных мероприятий.
  7. Разработка печатной продукции. Многие PR-службы выпускают периодические издания для сотрудников компании, целью которых является донесение до персонала особенностей деятельности предприятия, а также нововведений.
  8. Проведение деловых встреч и пресс-конференций. Специалисты по связям с общественностью организовывают экскурсии по предприятию, а также торжественные мероприятия для персонала и гостей предприятия.
  9. Координация всех направлений работы PR-подразделения. Эффективная деятельность PR-службы невозможна без грамотного управления.
Крупные компании стремятся к созданию самостоятельного PR-подразделения. Этот подход способствует достижению краткосрочных и долгосрочных целей, а также создает следующие конкурентные преимущества.
  1. Сотрудники приобретают собственный интерес в успехе компании.
  2. Специализация PR-отделов по разным направлениям повышает эффективность работы PR-подразделения в целом.
  3. Сотрудники PR-подразделения могут быстро перемещаться в пределах предприятия для изучения информационной базы, а также самостоятельно сотрудничать со средствами массовой информации, что увеличивает оперативность решения задач всей PR-службы в целом.
Некоторые компании предпочитают пользоваться услугами внешних PR-агентств. Однако создание собственного PR-подразделения позволяет избежать целого ряда проблем, которые могут возникнуть при обращении за помощью к сторонним к специалистам. Среди таких проблем можно назвать следующие.
  1. Низкая оперативность работы внешних PR-агентств. Данный недостаток связан с тем, что информационные запросы внешних специалистов передаются высшему руководству компании, а подобные процессы требуют значительных временных затрат.
  2. Возможность утечки конфиденциальной информации и разглашения коммерческой тайны.
  3. Периодический характер обслуживания, вызванный текучестью кадров PR-агентств.
Однако не все предприятия могут себе позволить создание PR-подразделения, что в первую очередь вызвано большими экономическими затратами.Видеолекция «Структура PR-подразделения в организации»: